Adjoint/adjointe de direction

Adjoint/adjointe de direction

FONCTION : Bureau de la direction
ENDROIT : Toronto
SUPÉRIEUR : Président directeur-général (pdg)

APERÇU DU POSTE:
L’adjoint ou l’adjointe de direction fournit un soutien administratif au président-directeur général et assure la liaison avec le conseil d’administration, le gouvernement et la haute direction. Le ou la titulaire du poste travaille également sur des projets spéciaux au besoin.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET OBLIGATIONS REDDITIONNELLES :

Soutien administratif à la direction

  • Gérer les rendez-vous du président-directeur général; planifier et coordonner son horaire, ainsi que classer par ordre de priorité et gérer les demandes pour le rencontrer.
  • Tenir le président-directeur général bien informé des engagements à venir et de toute question interne dont il doit être informé.
  • Organiser, confirmer et préparer les séances d’information pour les réunions prévues en obtenant des renseignements généraux, du contenu et des documents à l’appui pertinents avant chaque réunion afin de bien préparer le président-directeur général.
  • Servir de pont pour assurer une bonne communication entre le bureau du président-directeur général et les services internes, en manifestant de la confiance et en apportant du soutien à l’équipe.
  • Travailler en collaboration avec d’autres membres de l’équipe de la haute direction et leur prêter assistance au besoin.
  • Communiquer directement au nom du président-directeur général avec les membres du conseil d’administration, les représentants du gouvernement, les clients et d’autres personnes
  • Établir l’ordre de priorité des besoins conflictuels, traiter les affaires rapidement et de façon proactive, et assurer le suivi des projets jusqu’à leur achèvement, et ce, dans les délais impartis.
  • Faire des préparatifs de voyage complexes et préparer des itinéraires et des programmes.
  • Coordonner le calendrier, l’ordre du jour et les documents pour les réunions périodiques de l’équipe de la haute direction. Assister aux réunions, préparer des comptes rendus et la liste des mesures à prendre, surveiller et assurer le suivi des mesures assignées et des documents.
  • Planifier, organiser et gérer diverses réunions et activités spéciales sur place et à l’extérieur, y compris les réunions avec les employés; prendre les dispositions nécessaires, préparer les communications et les exposés au besoin, accueillir les invités venant de l’extérieur et les escorter jusqu’aux salles de réunion.
  • Appuyer et coordonner les engagements à l’extérieur du président-directeur général, y compris sa présence au sein de conseils d’administration externes, d’associations et d’autres groupes, ainsi que les allocutions qu’il doit donner.
  • Coordonner l’adhésion du président et de la Banque de l’infrastructure du Canada en tant que membre corporatif.
  • Rédiger des rapports et des propositions, et rédiger, préparer et coordonner des communications orales et écrites, y compris celles qui traitent de questions confidentielles.
  • Prendre des dispositions pour faire traduire les documents au besoin.
  • Copier, numériser et relier les exposés et d’autres documents au besoin.
  • Préparer et soumettre les demandes de remboursement des dépenses du président-directeur général.
  • Examiner et vérifier les rapports de dépenses soumis à l’approbation du président-directeur général, s’assurer que toutes pièces justificatives et les signatures requises sont fournies avant de les soumettre pour approbation.
  • Répondre au téléphone de façon professionnelle et courtoise, filtrer ou transférer les appels selon le cas.
  • Examiner le courrier entrant avec discrétion; faire des recherches, établir l’ordre de priorité et assurer le suivi des questions soumises à l’attention du président-directeur général, y compris celles qui sont de nature délicate ou confidentielle. Déterminer au besoin le plan d’action, l’intervenant à qui renvoyer la question ou l’intervention appropriée.
  • Coordonner le courrier et les colis entrants et sortants; organiser directement les services de messagerie pour les documents critiques, urgents ou confidentiels.
  • Assurer la liaison avec le soutien informatique pour résoudre tout problème technique.
  • Traiter les factures et assurer la liaison avec les fournisseurs.
  • Gérer des projets spéciaux pour le président-directeur général, qui peuvent avoir une incidence sur l’organisation.
  • Tenir à jour des dossiers électroniques et papier, dont plusieurs sont très confidentiels.
  • S’assurer que les stocks de fournitures de bureau sont suffisants.
  • Exercer d’autres fonctions, selon les besoins.

Soutien et liaison avec le conseil d’administration

Servir de liaison sur le plan administratif entre le président-directeur général et le conseil d’administration, ainsi que gérer les activités du conseil, ce qui comprend la coordination des réunions périodiques du conseil et des comités, l’accueil des nouveaux membres du conseil d’administration, l’organisation de l’hébergement des membres du conseil d’administration venant de l’extérieur de la ville, le traitement des demandes de remboursement des frais de déplacement, et la compilation, le regroupement et la distribution des documents pour les réunions du conseil d’administration. Tenir à jour les dossiers confidentiels et les coordonnées des personnes-ressources, coordonner des réunions supplémentaires avec les membres du conseil d’administration qui sont sur place et à l’extérieur selon l’ordre du jour du président.

QUALIFICATIONS :

Éducation (y compris les désignations requises) :

  • Baccalauréat de préférence, ou études et expérience équivalentes.

Langues :

  • Le bilinguisme (français/anglais) constitue un atout.

Expérience (nombre d’années, compétences et expérience précises) :

  • Minimum de 10 ans d’expérience, dont au moins 5 ans comme assistant ou assistante d’un cadre de niveau C et d’interaction avec les membres d’un conseil d’administration et des cadres supérieurs d’autres organisations.
  • Une expérience dans les secteurs privé et public serait un atout certain.
  • Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Calendrier, Excel et PowerPoint), avec une capacité éprouvée d’apprendre à utiliser de nouveaux logiciels selon les besoins.
  • Expérience qui montre un jugement et un sens de l’organisation exceptionnels, un grand souci du détail, la capacité éprouvée de traiter des renseignements confidentiels avec discrétion, la capacité de gérer diverses demandes concurrentes et de les classer par l’ordre de priorité, et un service à la clientèle et une capacité de réponse de très haut niveau.
  • Expérience qui démontre de solides compétences en relations interpersonnelles et la capacité d’établir des relations avec les intervenants, y compris avec le personnel, les membres d’un conseil d’administration, les représentants du gouvernement, les clients externes, les médias et le public, au besoin.

Compétences clés :

  • Tact et diplomatie exceptionnels, ainsi qu’une discrétion absolue dans le traitement de renseignements confidentiels et de nature délicate.
  • De très solides compétences en relations interpersonnelles et capacité d’établir des relations avec les intervenants, y compris avec le personnel, les membres d’un conseil d’administration, les représentants du gouvernement, les clients externes, les médias et le public.
  • Sens exceptionnel de la gestion du temps et de l’organisation, et capacité éprouvée à gérer de multiples tâches et projets, et à en établir l’ordre de priorités, dans un environnement en évolution rapide.
  • Capacité d’exercer un bon jugement et de résoudre des problèmes dans diverses situations et de cerner de façon proactive les besoins.
  • Discernement pour savoir quand il faut agir et quand il faut consulter les autres.
  • Souplesse et bonne volonté; capacité à faire preuve de débrouillardise et à se montrer en faveur du changement continu et à y faire face.
  • Très grand souci du détail et de la précision, et capacité de réviser son propre travail pour en assurer la très grande qualité.
  • Capacité de travailler de façon autonome avec un minimum de supervision tout en tenant le président-directeur général et les autres cadres supérieurs informés des problèmes potentiels, des questions délicates, etc.
  • Capacité à travailler en tant que membre d’une équipe représentant le président-directeur général.
  • Capacité d’influencer et de persuader les autres, même sans autorité.
  • Très grand souci du service à la clientèle.\
  • Compréhension générale de la société ainsi que de ses activités, y compris sa structure organisationnelle, ses employés et ses rôles.

AUTRES EXIGENCES LIÉES AU POSTE :

Le ou la titulaire du poste pourrait à l’occasion être appelé à travailler en dehors des heures normales de travail pour des réunions, des activités ou des besoins spéciaux.

Veuillez envoyer votre curriculum vitae et une lettre d’introduction par courriel à careers@banqueinfrastructurecanada.ca

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